Preparare la riconsegna dell'appartamento: A cosa prestare attenzione

La riconsegna dell’appartamento è un momento importante quando si lascia un’abitazione in affitto. Un’accurata preparazione aiuta a evitare equivoci e problemi. È necessario effettuare la disdetta per tempo e attenersi, se possibile, ai relativi termini del proprio contratto di locazione. Un’alternativa è la riconsegna anticipata con presentazione di una locataria o di un locatario sostitutivi. Bisogna assicurarsi che l’appartamento sia in ordine, ovvero che l’abitazione in affitto sia pulita e che siano stati riparati tutti i danni verificatisi durante il periodo della locazione e che vanno al di là della normale usura. Il verbale di riconsegna dell’appartamento è il mezzo più scelto per documentare lo stato dell’abitazione al momento della riconsegna. Dei modelli di verbali di riconsegna dell'appartamento sono disponibili per il download, ad esempio, su Homegate.

Il momento ottimale per la riconsegna dell’appartamento corrisponde al termine del rapporto locativo. Al momento della riconsegna dell’appartamento sarebbe ideale la presenza sia della locataria o del locatario, sia della locatrice o del locatore. Così si può infatti discutere immediatamente di eventuali difetti o dubbi e annotarli in un verbale. Un controllo comune dell’appartamento garantisce che vengano chiariti subito tutti i dettagli importanti.

Tuttavia, nessuna delle parti può pretendere la presenza dell’altra alla riconsegna dell’appartamento. Se, ad esempio, la locatrice o il locatore rifiuta di presentarsi alla riconsegna dell’appartamento, è possibile restituire tutte le chiavi per posta raccomandata, nel rispetto di un congruo preavviso, il che, a livello legale, vale comunque come riconsegna dell’appartamento.

Il verbale di riconsegna dell’appartamento è un documento importante che descrive nel dettaglio lo stato dell’abitazione al momento della riconsegna. Serve da prova e può prevenire successive controversie.

Il verbale di riconsegna dell’appartamento dettagliato ha un’importante valenza giuridica. Da un lato, protegge locatarie e locatari, dimostrando che l’appartamento è stato riconsegnato in determinate condizioni ed evita pretese di risarcimento ingiustificate.  Dall’altro, funge da prova per la locatrice o il locatore, in quanto locatarie e locatari riconoscono i danni apponendo la loro firma sul verbale.

Quando si redige il verbale di riconsegna per l’appartamento in affitto bisognerebbe documentare i seguenti punti (elenco non esaustivo).

• Stato generale dell’appartamento: pavimenti, pareti, soffitti, finestre ecc.
   
• Funzionalità delle installazioni: riscaldamento, impianti sanitari, dispositivi elettrici
   
• Livelli dei contatori: acqua, elettricità, gas
   
• Consegna delle chiavi: numero e tipo di chiavi riconsegnate
   
• Se l’appartamento è stato affittato ammobiliato: presenza e stato dei mobili
   
• Annotazione sull’usura ordinaria o eccessiva. La descrizione deve essere accurata
   
• Annotazione sull’eventuale assunzione delle spese da parte della locataria o del locatario in presenza di un’usura eccessiva

Importante: la locataria o il locatario uscente non ha l’obbligo di firmare il verbale di riconsegna dell’appartamento. Per sapere che cosa significa tutto ciò per la locatrice o il locatore basta leggere il capitolo «Difetti successivi alla riconsegna dell’appartamento: cosa vale in Svizzera» o le FAQ.

Per quanto riguarda i danni menzionati nel verbale di riconsegna dell’appartamento, andrebbero documentati il momento in cui si sono verificati, la posizione precisa e la relativa entità per poter poi definire meglio il grado di responsabilità.  La locatrice o il locatore dovrebbe stabilire anche se, in caso di usura eccessiva, la locataria o il locatario intenda assumersene la responsabilità. La semplice indicazione che si tratta di un’usura eccessiva non chiarisce la situazione. Bisognerebbe annotare sul verbale di riconsegna dell’appartamento anche se la locatrice o il locatore non ha nulla da ridire in merito.

Inoltre, la locatrice o il locatore dovrebbe definire se, in caso di usura eccessiva, intende accollare la responsabilità alla locataria o al locatario e, se sì, in che misura (ad es. al 50% o al 100%).

Ad esempio, è possibile scaricare i rapporti sull'inventario degli infissi da Homegate.

Cosa succede se non posso riconsegnare l'appartamento di persona?

Può accadere che non si possa essere presenti alla riconsegna dell’appartamento. In tal caso può essere utile una procura.

La procura è un documento legale che autorizza un’altra persona ad agire a proprio nome. Al momento della riconsegna dell’appartamento ciò può essere particolarmente pratico se non si può essere presenti a causa, ad esempio, di una malattia, di impegni professionali o di eventi imprevisti. Una procura permette di garantire che la riconsegna avvenga in modo ineccepibile e nel rispetto dei termini, anche se non si può essere presenti di persona.

Va considerato che la persona delegata può riconoscere anche i danni che la delegante o il delegante non può valutare di persona. Il riconoscimento del danno viene attribuito alla persona che assegna la delega. È quindi importante istruire di conseguenza la propria rappresentante o il proprio rappresentante e allestire accuratamente la procura. Si raccomanda pertanto, se possibile, di essere presenti alla riconsegna dell’appartamento.

Affinché la procura per la riconsegna delle chiavi sia giuridicamente valida in Svizzera, occorre soddisfare determinati requisiti:

•  la procura va conferita per iscritto per motivi di prova;
   
• sia la mandataria o il mandatario che la mandante o il mandante devono essere identificabili in modo univoco. Ciò avviene indicando il nome completo, l’indirizzo e la data di nascita;
   
• l’entità della delega e i compiti concreti di cui la mandataria o il mandatario deve farsi carico vanno descritti precisamente;
   
• se la procura viene conferita per iscritto per motivi di prova, la mandante o il mandante dovrebbe sottoscriverla;
   
• la procura dovrebbe stabilire se può essere concessa un’autorizzazione a terzi (ovvero se la persona mandataria può a sua volta autorizzare una terza persona);
   
• La procura dovrebbe indicare la data di estinzione.

Se durante o dopo la riconsegna dell’appartamento la locatrice constata dei difetti che sono stati causati o che deve aver causato il locatario, deve comunicarli immediatamente a quest’ultimo ai sensi dell’art. 267a cpv. 3 CO (dunque entro circa due-tre giorni lavorativi). In caso contrario, la locatrice perde il suo diritto al risarcimento.

Se dopo la riconsegna dell’appartamento la locatrice scopre altri difetti che in quel momento non erano individuabili con un normale controllo e che non avrebbero potuto essere individuati, deve agire rapidamente. La locatrice può notificare questi difetti successivi entro un termine di circa due-tre giorni lavorativi se è in grado di provare che questi siano stati causati dal locatario. Se al momento della scoperta dei difetti l’appartamento è già stato nuovamente occupato, di norma non è più possibile ritenere responsabile l’ex locatario, poiché non si può più provare che i danni siano riconducibili al suo comportamento.

Nel caso in cui la locatrice abbia potuto accertare i difetti alla riconsegna dell’appartamento in occasione di un normale controllo, deve segnalarli immediatamente al locatario, come già menzionato. Ciò accade di norma con il verbale di riconsegna dell’appartamento. Se non è stato redatto alcun verbale di riconsegna, la responsabilità non è chiara o il locatario non ne ha ricevuta alcuna copia a titolo di prova, la locatrice ha soltanto pochi giorni lavorativi di tempo per segnalare per iscritto i difetti al locatario. Questa comunicazione deve contenere una descrizione dettagliata dei difetti e, nella migliore delle ipotesi, foto o video. Deve inoltre indicare in modo chiaro per che cosa il locatario viene ritenuto responsabile.

Se al momento della restituzione dell’oggetto locato la locatrice non soddisfa il suo obbligo di controllo e annuncio, non potrà più far valere alcuna pretesa nei confronti del locatario.

Ai fini della prova si raccomanda di inviare per raccomandata una notifica dei difetti successivi. Consigliamo di conservare una copia della lettera e della ricevuta di invio postale per la propria documentazione.

Se dopo il trasloco vengono accertati dei difetti, questi vanno notificati tempestivamente. Se la locatrice intende far riparare i danni, deve anticipare le relative spese, assumendosi così il rischio dei costi. Per determinati danni può essere giustificata una riduzione senza riparazione che viene imposta al locatario (ad es. crepa sul lavabo). Le spese di riparazione non possono essere semplicemente detratte dalla cauzione, poiché la banca necessita del consenso delle due parti per i corrispondenti pagamenti.

La locatrice ha giustamente la possibilità di far riparare i danni che è in grado di provare al locatario. È inoltre tenuta a riportare le relative spese nel cosiddetto conteggio finale, tenendo conto del valore attuale della cosa danneggiata.

Anche le pretese per le spese accessorie possono essere incluse nel conteggio finale. Per i pagamenti di acconti occorre tuttavia allestire un conteggio separato delle spese accessorie.

In generale, possono essere fatte valere le spese di seguito elencate.

• Spese di riparazione: per danni che vanno al di là della normale usura e per i quali è possibile provare che sono stati causati dal locatario.
   
• Spese di pulizia: se l’appartamento non è stato riconsegnato pulito, la locatrice o il locatore può mettere in conto le spese per la pulizia. Tuttavia, deve poter provare che l’appartamento è stato restituito sporco.
   
• Spese per eventuali chiavi mancanti: la fatturazione delle spese dei cilindri è giustificata solo se sussiste un sospetto fondato che qualcuno possa procurarsi l’accesso ai locali con la chiave mancante, tuttavia solo per l’entità del valore attuale del vecchio sistema di chiusura.
   
• Spese accessorie: conteggi di spese accessorie o debiti in sospeso.

Se il conteggio finale contiene delle spese che le locatarie o i locatari non hanno accettato sul verbale di riconsegna oppure con le quali non sono d’accordo, questi dovrebbero dapprima rivolgersi alla loro assicurazione responsabilità civile privata, la quale si fa carico anche della difesa da pretese ingiustificate per i danni assicurati.

Se la locatrice o il locatore non ha fatto valere in via giudiziaria le proprie pretese entro un anno dal termine del rapporto di locazione (ad es. tramite procedura esecutiva), le locatarie o i locatari possono esigere dalla banca il rimborso della cauzione senza dover richiedere il consenso della locatrice o del locatore.

In linea di principio è possibile riconsegnare l’appartamento direttamente alle subentranti o ai subentranti se in precedenza è stato ricevuto il consenso scritto della locatrice o dell’amministrazione. Se la riconsegna diretta alle subentranti o ai subentranti viene rifiutata per assenza dell’amministrazione, è possibile chiedere che questa sia presente alla riconsegna o, in alternativa, restituire per raccomandata tutte le chiavi dell’appartamento previa comunicazione.

Se la riconsegna diretta alle subentranti o ai subentranti ha luogo con il consenso della locatrice o del locatore, è possibile redigere un verbale di riconsegna dell’appartamento. La sua efficacia probatoria è però limitata, dato che in tal caso il verbale non viene firmato dall’amministrazione oppure dalla locatrice o dal locatore. L’obbligo di verifica dell’oggetto locato restituito ai sensi dell’art. 267a CO vale anche in questo caso, sebbene l’amministrazione oppure la locatrice o il locatore non sia presente. Tuttavia, come detto sopra, solo se è disponibile il relativo consenso alla consegna diretta dell’appartamento alle subentranti o ai subentranti.

Se dopo la riconsegna diretta non viene data alcuna comunicazione alla precedente locataria o al precedente locatario entro due-tre giorni lavorativi, non è più possibile far valere le pretese per difetti o danni evidenti. Al momento della riconsegna diretta, la locataria o il locatario uscente deve accertarsi di aver documentato lo stato dell’appartamento con foto o riprese video.

Desideriamo sottolineare che questi contenuti e i documenti forniti devono essere considerati come informazioni legali generali. Non sostituiscono la consulenza legale nei singoli casi. La Mobiliare e la Protekta declinano ogni responsabilità in relazione al contenuto di questo articolo.