Spese accessorie: Basi legali e consigli pratici

Consigli, informazioni e basi legali

Nel conteggio delle spese accessorie possono essere addebitati solo i costi in relazione all'uso dell'immobile affittato (cfr. art. 257a cpv. 1 CO) ed effettivamente sostenute dal locatore (cfr. art. 257b cpv. 1 CO).

Le spese accessorie possono essere concordate e fatturate in modo diverso.

Acconto o partecipazione forfettaria per le spese accessorie

A seconda di quanto concordato nel contratto di locazione, le spese accessorie vengono addebitate tramite acconti mensili o importi forfettari.

Gli inquilini pagano un certo importo in anticipo ogni mese. Il locatore redige almeno una volta all’anno un rendiconto delle spese accessorie e lo sottopone agli inquilini (cfr. art. 4 cpv. 1 OLAL). La legge prescrive un termine entro il quale deve essere presentato questo rendiconto. In alcuni casi, il contratto di locazione prevede una scadenza, anche se si tratta più che altro di una prescrizione d’ordine. Se il locatore non adempie all’obbligo di redigere un rendiconto delle spese accessorie, è possibile eventualmente ricorrere alle vie giudiziarie.

Se la somma degli acconti versati è inferiore ai costi effettivi, il locatore può presentare una richiesta di pagamento aggiuntiva. Invece, gli acconti versati in eccesso devono essere rimborsati.

Con questo tipo di conteggio, gli inquilini pagano i costi effettivi sostenuti in relazione all’uso del bene locato.

È importante sapere che l’importo dell’acconto concordato contrattualmente non costituisce una garanzia o un’assicurazione che le spese accessorie rientrino effettivamente in questo limite. Secondo il Tribunale federale, gli inquilini non possono fare affidamento sul fatto che gli acconti corrispondano alle spese accessorie effettive. Gli acconti costituiscono soltanto dei pagamenti provvisori e fa fede solo il conteggio annuale.

Prima di stipulare un contratto di locazione, è quindi consigliabile informarsi sulle spese accessorie dagli eventuali inquilini precedenti.

Se le spese accessorie vengono pagate mediante versamenti forfettari mensili, non è previsto un conguaglio annuale.

Pertanto, le spese accessorie sono fisse. Tuttavia, questo tipo di conteggio non esonera dall’obbligo di specificare le singole spese accessorie nel contratto di locazione: deve essere chiaro per quali spese viene pagato l’importo forfettario. 

Poiché non viene redatto un conteggio separato delle spese accessorie, non è possibile richiedere un conguaglio. È quindi irrilevante che le spese sostenute effettivamente dal locatore siano state superiori o inferiori.

Importante: 

il diritto svizzero in materia di locazione presuppone che le spese accessorie sostenute dal locatore siano coperte dal pagamento del canone di locazione. Gli inquilini devono quindi pagare solo le spese accessorie espressamente pattuite (cfr. art. 257a cpv. 2 CO). Quelle non concordate specificatamente si intendono incluse nel canone di locazione e non possono essere addebitate in aggiunta.

Per espressa pattuizione si intende ad esempio elencare le spese accessorie nel contratto di locazione.  Secondo il Tribunale federale non è sufficiente un semplice riferimento alle condizioni generali di contratto: le spese accessorie devono sempre essere elencate nel contratto di locazione stesso. Anche la menzione «spese accessorie generali» non è sufficiente. Le singole voci di spesa devono essere dettagliate in modo sufficientemente chiaro, in caso contrario non sono dovute dagli inquilini. Questo perché altrimenti non possono essere determinate o determinabili in modo concreto.

È prevista una sola eccezione per le spese di riscaldamento e d’acqua calda: l’articolo 5 OLAL specifica quali spese possono essere computabili quali spese accessorie. È pertanto sufficiente scrivere nel contratto di locazione solo «spese di riscaldamento».

Gli inquilini hanno il diritto di ricevere un conteggio chiaro e dettagliato. Sebbene la legge non prescriva una forma specifica per il rendiconto, stabilisce che l’inquilino ha il diritto di ricevere un rendiconto dettagliato delle spese di riscaldamento e d’acqua calda nonché della loro ripartizione tra gli inquilini e informazioni sullo stato della scorta di combustibili all’inizio e alla fine del periodo di riscaldamento (art. 8 OLAL).

Gli inquilini hanno inoltre il diritto di prendere visione dei documenti giustificativi del rendiconto. Possono anche realizzarne copie o fotografie, ma a proprie spese. È importante sapere che gli inquilini non hanno il diritto di farsi inviare i giustificativi, ma possono prenderne visione presso l’abitazione o la sede legale del locatore o dell’amministrazione.

Il diritto alla presa visione dei giustificativi sussiste anche per le spese accessorie forfettarie, ovvero quando non viene emesso un conteggio annuale. Questo perché le spese accessorie forfettarie devono basarsi sui valori medi calcolati su un periodo di tre anni (cfr. art. 4 cpv. 2 OLAL). Per verificare questi calcoli, gli inquilini hanno quindi il diritto di prendere visione dei giustificativi.

Senza esaminare i giustificativi del conteggio annuale, è possibile verificare se le voci delle spese possano essere addebitate all'inquilino (in particolare se sono state specificamente concordate), ma l’ammontare delle spese fatturate non può essere valutato in modo definitivo.

Fanno parte delle spese accessorie tutte quelle connesse con l’uso della cosa locata (cfr. art. 257a cpv. 1 CO) e che sono state effettivamente sostenute dal locatore (cfr. art. 257b cpv. 1 CO). I tributi pubblici e gli oneri che gravano sulla cosa locata sono a carico del locatore (cfr. art. 256b CO). Le spese accessorie esigibili sono ad esempio:

• riscaldamento e acqua calda,
• acqua e acque di scarico,
• elettricità condominiale (nei locali d’uso comune, come vano scale e lavanderia),
• Portineria e custode,
• canone radiotelevisivo (tassa di base),
• ascensore,
• contratti di assistenza per la manutenzione (ad es. ascensore),
• Spese di gestione (vedi in seguito).

Il locatore può richiedere un compenso per la preparazione del rendiconto delle spese accessorie, che può essere effettuato in base ai costi sostenuti o come importo forfettario. A seconda della giurisprudenza cantonale, l’onorario amministrativo può ammontare a circa il 4% (o anche di più).

Se viene calcolato sulla base dei costi effettivamente sostenuti per l’attività amministrativa, l’importo può essere superiore ai tassi forfettari autorizzati a livello locale. Ciò è lecito.

Un elenco dettagliato delle spese accessorie ammissibili e non ammissibili è disponibile presso le associazioni degli inquilini. Questo elenco tuttavia non è incontestabile.

 La domanda su quali siano in media le spese accessorie in Svizzera è complessa e non facile da rispondere, in quanto le spese accessorie dipendono da molti fattori. Ad esempio, dipende da quanti servizi sono stati concordati contrattualmente, dall'attuale prezzo dell'elettricità e dal fatto che la manutenzione dell'immobile sia effettuata da un privato o da un'azienda.

È importante sottolineare che non sussiste un limite massimo alle spese accessorie. Se sono state addebitate nella misura in cui sono state effettivamente sostenute e le voci sono state validamente concordate, devono essere pagate dall’inquilino.

Se già in passato sono stati necessari pagamenti aggiuntivi elevati dopo aver ricevuto un rendiconto corretto delle spese accessorie, potrebbe essere opportuno aumentare gli acconti mensili.

Questo adeguamento può avvenire di comune accordo tra le parti o su iniziativa degli inquilini. Tuttavia, se il locatore desidera imporre unilateralmente un aumento degli acconti mensili senza il consenso dell’inquilino, deve farlo tramite un modulo ufficiale. Questa modifica unilaterale del contratto da parte del locatore può avere effetto solo alla successiva data di disdetta possibile e deve essere comunicata all’inquilino almeno dieci giorni prima dell’inizio del termine di preavviso (cfr. art. 269d CO).

Anche qualora i pagamenti forfettari mensili debbano essere aumentati perché secondo il locatore non coprono più le spese occorre tenere conto delle disposizioni sulle modifiche unilaterali del contratto. In questo caso il locatore deve essere in grado di dimostrare che l’aumento è ragionevole a causa dell’incremento dei costi e giustificarlo mediante i costi medi degli ultimi tre anni.

Se il locatore desidera modificare le spese accessorie nel contratto di locazione in corso, anche questo costituisce una modifica unilaterale del contratto. Deve quindi rispettare le disposizioni dell’art. 269d CO (vedi sopra: in particolare scadenze e date).

Se il locatore desidera addebitare le spese accessorie che in precedenza si ritenevano pagate con il canone di locazione netto, questa modifica contrattuale non deve comportare un aumento dei costi per gli inquilini. Ciò significa che il canone di locazione netto deve essere ridotto dell’importo, calcolato sulla base dei rendiconti di almeno tre anni immediatamente precedenti la modifica del contratto, delle spese accessorie che in futuro saranno riscosse separatamente.

Se il locatore intende addebitare nuove spese accessorie che non erano ancora state sostenute (ad esempio un ascensore nuovo), deve comunicarlo chiaramente. In questo caso il canone di locazione netto non deve essere ridotto, poiché le spese non esistevano in precedenza e non erano quindi incluse nel canone di locazione netto.

Una modifica unilaterale del contratto da parte del locatore può essere impugnata dall’inquilino entro un periodo di 30 giorni presso il servizio di conciliazione come abusiva.

Contattare il locatore e segnalare i punti che si contestano nel rendiconto delle spese accessorie. Motivare la contestazione e fissare un termine ragionevole entro il quale il locatore deve correggere il conteggio delle spese accessorie. Chiedere subito un blocco dei solleciti di pagamento fintanto che non sarà chiarita la questione.

A scopo probatorio, si consiglia di contattare il locatore tramite  lettera raccomandata. Conservate una copia della raccomandata e della ricevuta di invio postale.

La dottrina prevalente parte dal presupposto che le pretese aggiuntive del locatore per un determinato periodo di calcolo prescrivono dopo cinque anni. Il termine decorre dalla fine del periodo di calcolo concordato o dalla cessazione del rapporto di locazione.

Se l’inquilino non paga il canone di locazione o le spese accessorie entro la scadenza, il locatore può fissare un termine di pagamento di 30 giorni e contemporaneamente inviare una disdetta. Se non paga entro questi 30 giorni, il locatore ha il diritto di disdire il contratto di locazione con un ulteriore preavviso di 30 giorni per la fine di un mese (cfr. art. 257d CO).

Se non si è d’accordo con il conteggio delle spese accessorie e non si vuole pagare la fattura fino a quando non saranno risolte tutte le incongruenze, è consigliabile chiedere per iscritto al locatore un differimento del pagamento / blocco delle diffide. A titolo di prova, si consiglia di inviare questa richiesta al locatore tramite lettera raccomandata. Conservate una copia della lettera e delle ricevute di invio postale.

Se il locatore contesta il differimento del pagamento / blocco delle diffide, consigliamo di pagare la fattura, ma con l’espressa riserva di restituzione. Comunicare per raccomandata al locatore che si paga la fattura con riserva di restituzione al solo scopo di scongiurare una procedura di esecuzione e / o una disdetta per ritardato pagamento.

Come primo passo, verificare se le voci del conteggio delle spese accessorie sono state concordate anche a livello contrattuale. Controllare il proprio contratto di locazione e le spese accessorie elencate. I locatori possono addebitare solo le spese accessorie concordate espressamente.

In una seconda fase, controllare se le spese accessorie sono in relazione all’uso della cosa locata. Non è ad esempio consentito addebitare spese di riparazione o manutenzione.

La legge non stabilisce esattamente come le spese accessorie devono essere ripartite tra gli inquilini. Inoltre, non esistono regole assolute, perciò non ci si può confrontare direttamente con i propri vicini. La formula di ripartizione utilizzata dal locatore deve essere solo comprensibile e adeguata.

Se si sospetta che le spese fatturate non siano state sostenute nel modo prospettato, chiedere all’amministrazione o al locatore i giustificativi e verificare gli importi. Nel caso di pretese risalenti a molto tempo prima, verificare sempre se possono essere prescritte.

In caso di dubbi farsi assistere da una persona esperta per controllare il conteggio delle spese accessorie.

Molti contratti di locazione prevedono un periodo di 30 giorni per contestare il conteggio delle spese accessorie. Non si tratta però di un termine di legge, perciò è possibile contestarle anche dopo la scadenza di questo termine.  

Quella che cambia è la base legale della richiesta di rimborso. Il diritto è ora soggetto ai criteri dell’indebito arricchimento, che influisce in particolare sulla durata del periodo di prescrizione. 

Assicuratevi sempre di non essere in ritardo con i pagamenti. Altrimenti il locatore ha il diritto di disdetta ai sensi dell’art. 257d CO (cfr. «Non pagare le spese accessorie?»).

Desideriamo sottolineare che questi contenuti e i documenti forniti devono essere considerati come informazioni legali generali. Non sostituiscono la consulenza legale nei singoli casi. La Mobiliare e la Protekta declinano ogni responsabilità in relazione al contenuto di questo articolo.