Event marketing: ecco come farsi ascoltare

Gli eventi richiedono molto lavoro e sono costosi. Ricavatene il massimo per la vostra impresa e per i vostri ospiti! Importanti non sono solo l’ineccepibile pianificazione dell’evento a livello di organizzazione e contenuti e la relativa esecuzione (guida «Organizzare e assicurare correttamente gli eventi»), ma anche il giusto mix di concomitanti misure di marketing e comunicazione, con le quali trasmettere i vostri messaggi e pubblicizzare l’evento. Avete numerosissime opportunità online e offline. Ecco come procedere passo dopo passo.  

Definite quali informazioni desiderate comunicare, a chi e quando: dal Save the date, all’invito, senza dimenticare il promemoria e la comunicazione durante e dopo l’evento. Conoscete il vostro gruppo target. Come e dove potete raggiungerlo al meglio? E che cosa si addice alla vostra impresa e all’evento? 

Pensate fin dall’inizio a una comunicazione ottimizzata anche per lo smartphone. Testi brevi, strutture chiare e inviti all’azione ben visibili aiutano il vostro gruppo target a cogliere rapidamente le informazioni più importanti.

Annunciate il vostro evento al più tardi con tre mesi di anticipo. Potete poi comunicare continuamente i dettagli nelle settimane seguenti. Rendete noti in anteprima ai vostri ospiti o ai gruppi target almeno i dati riguardanti il programma, il viaggio di andata, il vitto e le opzioni di informazione e di contatto.

I vostri strumenti

• Un sito web – ad esempio una sottopagina del vostro sito web aziendale – si presta come luogo centrale per accedere facilmente a tutte le informazioni. Comunicate il rispettivo indirizzo come URL breve o mediante un codice QR, potete farlo, ad esempio, anche sull’invito.
• La newsletter via e-mail rappresenta una possibilità rapida e conveniente per rivolgersi al proprio gruppo target. Potete semplificare il processo con uno strumento di marketing via e-mail. Più personali ed eleganti sono gli inviti spediti per posta o con un’e-mail individuale.
• Utilizzate i social media in modo mirato, là dove il vostro gruppo target è attivo. Video brevi, immagini, formati tipo stories o contenuti live sono particolarmente adatti per attirare l’attenzione e trasmettere emozioni – prima, durante e dopo l’evento.
• Per eventi di grandi dimensioni, un’app dedicata può rivelarsi utile per mettere a disposizione informazioni per tutti i partecipanti. Per molti eventi, tuttavia, sono sufficienti soluzioni digitali semplici e facilmente accessibili.
• Pure i contributi sui blog, le inserzioni, i calendari degli eventi, gli opuscoli, i cartelloni, la propaganda orale ecc. possono essere misure di accompagnamento adeguate. 

Poco prima dell’evento e durante il suo svolgimento comunicate tutte le informazioni importanti direttamente ai partecipanti. Avrete così la certezza che saranno recepiti anche i cambiamenti a breve termine. Le misure di comunicazione possono essere molto efficaci pure durante una manifestazione e offrire vantaggi supplementari agli ospiti. 

I vostri strumenti

• Anche in questo caso, per i grandi eventi può essere impiegata un’apposita app che fornisce indicazioni sul programma, sui locali ecc., offre contatti per domande e rende possibili i sondaggi live.
• Tramite i social media potete già mettere a disposizione immagini e contributi o addirittura trasmettere l’evento in live streaming.
• Utilizzate messaggi push, servizi di messaggistica o SMS per trasmettere rapidamente informazioni importanti che tutti i partecipanti devono vedere. 

Ora occorre ringraziare ancora una volta tutti gli ospiti e i partecipanti all’evento. Si tratta di un aspetto che rafforza la relazione personale. 

La comunicazione dopo l’evento consente anche di trarre insegnamenti utili. Feedback, dati e indicatori mostrano ciò che ha funzionato bene e dove è possibile migliorare in vista dei prossimi eventi.

I vostri strumenti

• Un sondaggio di feedback raccoglie l’opinione dei vostri ospiti sull’evento. Gli elogi fanno piacere, ma sono proprio le critiche che aiutano a migliorarsi per l’occasione successiva.
• Marketing via e-mail: questo strumento vi offre la possibilità di entrare nuovamente in contatto con gli ospiti, ad esempio in riferimento alle foto dell’evento, alla manifestazione successiva, a informazioni aggiuntive sul tema ecc.
• Pubblicate i rapporti sull’evento, i video o i comunicati stampa sul vostro sito web e sui social media.
• Spesso gli ospiti apprezzano la possibilità di accedere a una galleria fotografica con immagini professionali da scaricare. Assicuratevi di gestire la protezione dei dati in modo trasparente: informate chiaramente gli ospiti sull’utilizzo di immagini e dati e ottenete per tempo i necessari consensi.