Gli eventi richiedono molto lavoro e sono costosi. Ricavatene il massimo per la vostra impresa e per i vostri ospiti! Importanti non sono solo l’ineccepibile pianificazione dell’evento a livello di organizzazione e contenuti e la relativa esecuzione (guida «Organizzare e assicurare correttamente gli eventi»), ma anche il giusto mix di concomitanti misure di marketing e comunicazione, con le quali trasmettere i vostri messaggi e pubblicizzare l’evento. Avete numerosissime opportunità online e offline. Ecco come procedere passo dopo passo.  

Passo 1: redigete un piano di comunicazione 

Definite quali informazioni desiderate comunicare, a chi e quando: dal Save the date, all’invito, senza dimenticare il promemoria e la comunicazione durante e dopo l’evento. Conoscete il vostro gruppo target. Come e dove potete raggiungerlo al meglio? E che cosa si addice alla vostra impresa e all’evento? 

Passo 2: comunicazione prima dell’evento 

Annunciate il vostro evento al più tardi con tre mesi di anticipo. Potete poi comunicare continuamente i dettagli nelle settimane seguenti. Rendete noti in anteprima ai vostri ospiti o ai gruppi target almeno i dati riguardanti il programma, il viaggio di andata, il vitto e le opzioni di informazione e di contatto. 

I vostri strumenti 

• Un sito web – ad esempio una sottopagina del vostro sito web aziendale – si presta come luogo centrale per accedere facilmente a tutte le informazioni. Comunicate il rispettivo indirizzo come URL breve o mediante un codice QR, potete farlo, ad esempio, anche sull’invito. 
• La newsletter via e-mail rappresenta una possibilità rapida e conveniente per rivolgersi al proprio gruppo target. Potete semplificare il processo con uno strumento di marketing via e-mail. Più personali ed eleganti sono gli inviti spediti per posta o con un’e-mail individuale.  
• A seconda del luogo dove si trova il vostro gruppo target, utilizzate i social media per far conoscere il vostro evento: Instagram, Facebook, LinkedIn, X ecc. 
• Per grandi eventi vale la pena semmai avvalersi di un’apposita app, tramite la quale potete mettere a disposizione le informazioni per tutti i partecipanti. Inoltre, è anche possibile eseguire sondaggi e organizzare chat di gruppo.  
• Pure i contributi sui blog, le inserzioni, i calendari degli eventi, gli opuscoli, i cartelloni, la propaganda orale ecc. possono essere misure di accompagnamento adeguate.  

Passo 3: comunicazione durante l’evento 

Poco prima dell’evento e durante il suo svolgimento comunicate tutte le informazioni importanti direttamente ai partecipanti. Avrete così la certezza che saranno recepiti anche i cambiamenti a breve termine. Le misure di comunicazione possono essere molto efficaci pure durante una manifestazione e offrire vantaggi supplementari agli ospiti.  

I vostri strumenti 

• Anche in questo caso, per i grandi eventi può essere impiegata un’apposita app che fornisce indicazioni sul programma, sui locali ecc., offre contatti per domande e rende possibili i sondaggi live.  
• Tramite i social media potete già mettere a disposizione immagini e contributi o addirittura trasmettere l’evento in live streaming.  
• Gli SMS possono essere un mezzo per trasmettere rapidamente un’informazione importante di cui tutti dovrebbero essere a conoscenza. 

Passo 4: comunicazione dopo l’evento 

Ora occorre ringraziare ancora una volta tutti gli ospiti e i partecipanti all’evento. Si tratta di un aspetto che rafforza la relazione personale.  

I vostri strumenti 

• Un sondaggio di feedback raccoglie l’opinione dei vostri ospiti sull’evento. Gli elogi fanno piacere, ma sono proprio le critiche che aiutano a migliorarsi per l’occasione successiva.  
• Marketing via e-mail: questo strumento vi offre la possibilità di entrare nuovamente in contatto con gli ospiti, ad esempio in riferimento alle foto dell’evento, alla manifestazione successiva, a informazioni aggiuntive sul tema ecc. 
• Pubblicate i rapporti sull’evento, i video o i comunicati stampa sul vostro sito web e sui social media.  
• Spesso agli ospiti fa piacere avere accesso a una galleria fotografica di immagini professionali da cui poter scaricare le proprie foto. Considerate che gli ospiti devono dare il proprio consenso se vengono scattate loro delle foto. 

Ancora un consiglio  

Che si tratti di una festa, un evento per clienti o un anniversario, un’assicurazione Event vi protegge dalle conseguenze finanziarie nel caso in cui il vostro evento non potesse svolgersi o dovesse essere rimandato.

Per saperne di più 

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