La pandemia ha cambiato la quotidianità. Le imprese hanno dovuto adeguarsi alla nuova situazione senza preavviso e in tutta velocità... e ci sono riuscite con successo. Laddove, in precedenza, l’home office era inusuale sono state adottate in breve tempo le necessarie misure tecniche e organizzative. In Svizzera il potenziale per l’home office è grande: due terzi delle PMI hanno la possibilità di implementarlo. In circa la metà di esse, il lavoro da casa è possibile per una parte dei collaboratori, nel 14% addirittura per tutti.

Numero di collaboratori che potenzialmente potrebbero lavorare in homeoffice
 

Numero di collaboratori che sono equipaggiati per l'homeoffice
 

Si continuano a potenziare gli equipaggiamenti a livello tecnico

Oggi il 29% dei collaboratori delle PMI è completamente attrezzato e il 39% parzialmente attrezzato per lavorare in home office. Inoltre, l’equipaggiamento migliora sempre più: rispetto al 20% del 2020, nel 2021 la percentuale di collaboratori completamente equipaggiati è già salita al 29%. Perché? Marc K. Peter, direttore degli studi e responsabile del centro di competenza Trasformazione digitale della Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale (FHNW), afferma: «Da un lato, le imprese investono proattivamente nell’home office e utilizzano i relativi vantaggi anche per consolidare la loro attrattiva come datori di lavoro. Dall’altro, sono i collaboratori a desiderare l’home office, il che comporta un rinnovamento dell’infrastruttura informatica».

Più che raddoppiato il numero di dipendenti che lavora a distanza rispetto al pre-pandemia

Laddove l’home office è possibile, prima della pandemia il 10% dei collaboratori lavorava da casa. Questa percentuale è salita al 38% durante il primo confinamento per poi ridursi al 16%. Con l’obbligo di home office, nel 2021 il valore è aumentato nuovamente al 36%. Da allora, in tutti i settori, il 20% dei collaboratori lavora da casa: un valore raddoppiato rispetto a quello pre-pandemico.

Cambiamento delle abitudini rispetto all'homeoffice durante il lockdown dovuto al coronavirus
 

Stima della variazione del numero di posti di lavoro in homeoffice
 

Quale sarà l’evoluzione futura?

L’«effetto coronavirus» si esaurirà e l’home office perderà di nuovo importanza? «Il telelavoro si era già affermato prima del coronavirus in tante imprese svizzere e all’estero nonché nei gruppi attivi a livello globale», spiega Marc K. Peter. E aggiunge: «Il coronavirus ha costretto molte altre aziende a testare questa pratica. Le imprese hanno dovuto sviluppare dei piani, investire nelle infrastrutture e adeguare i propri metodi di direzione e collaborazione». E non è stato un compito facile. Marc K. Peter: «Molte imprese temono gli investimenti e ritornano pertanto alle vecchie consuetudini, ovvero la presenza dei collaboratori in ufficio». Lo studio, infatti, mostra anche che molti dirigenti delle PMI partono piuttosto dal presupposto di una riduzione della quota di telelavoro. «Mi aspetto però che l’home office diventi a lungo termine ancora più significativo in tutti i settori e nelle imprese di ogni dimensione», afferma il direttore degli studi.

Misure di sicurezza informatica dovute all'obbligo di homeoffice
 

Più strumenti di comunicazione digitali

Quali variazioni ci sono state per quanto riguarda i tool di comunicazione impiegati? I due più importanti continuano a essere il telefono e la posta elettronica. Dal 2020 è decisamente aumentato l’utilizzo dei tool di conferenza online (2020: 46%, 2021: 64%) nonché delle consulenze o formazioni online (2020: 20%, 2021: 39%). Tutto ciò si ripercuote sulla sicurezza: «La metà delle PMI utilizza ora anche i servizi di messaggistica come WhatsApp e le piattaforme di conferenza online come Teams e Zoom. I collaboratori devono essere istruiti per poter gestire questi servizi in modo ottimale e sicuro», asserisce Marc K. Peter. I temi della sicurezza dei dati e della cyber sicurezza vanno discussi proattivamente così come è necessario adottare le relative misure di cyber sicurezza.

Utilizzo di tool di comunicazione
 

Tante sfide identificate

Per quasi un quinto delle PMI intervistate le sfide dell’home office consistono in fattori sociali quali la coesione del team, l’umore o l’isolamento, in fattori tecnici quali l’accesso ai dati e alle telefonate e in fattori organizzativi quali il posto di lavoro. Alcune PMI hanno citato tra gli ostacoli anche le sfide tecniche di direzione e di sicurezza.

 Le sette maggiori sfide nell'attuazione dell'homeoffice
 

Sfruttare i vantaggi e i potenziali del telelavoro

Quali sono i fattori di successo dell’home office? Marc K. Peter: «Le imprese dovrebbero investire in tre dimensioni: nella persona, ovvero nella direzione e nella cultura, nell’ambiente di lavoro, che comprende i nuovi metodi di lavoro in telelavoro e nell’ufficio dell’impresa, nonché nella tecnologia per una collaborazione efficiente e sicura». È in primo luogo necessario coinvolgere il personale nel processo di pianificazione e conoscere per tempo le loro esigenze e idee, come afferma il direttore degli studi, che aggiunge: «Il concetto di mondo del lavoro che ne consegue mira a soddisfare gli obiettivi e i requisiti dell’azienda nonché le esigenze delle collaboratrici e dei collaboratori».

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