Tra le PMI si sta diffondendo una certa stanchezza in quanto a home office. Il terzo studio su home office e cyber sicurezza nelle PMI evidenzia che la percentuale di collaboratori che lavorano principalmente in home office si attesta di nuovo quasi al livello prepandemico. Già nel 2021 i dirigenti delle PMI erano convinti che il numero di postazioni di lavoro in home office sarebbe diminuito. Ed è esattamente ciò che si è verificato: 

Erika Meins, da cinque anni studia con il suo team le interazioni tra uomo e macchina. L’ultimo studio mostra una chiara tendenza verso il rientro in ufficio. Oggi la percentuale delle persone che lavorano principalmente in home office è pari al 12% rispetto al 38% del primo lockdown. Come interpreta questo risultato? 

Prima della pandemia l’home office era un tema di nicchia. Circa il 10% dei collaboratori lavorava da casa e spesso solo per un giorno. Con il lockdown è stato fatto il grande salto. Le imprese ne hanno beneficiato enormemente. Senza l’home office il crollo economico durante la pandemia sarebbe stato di gran lunga maggiore. Ma non mi sorprende che la percentuale di collaboratori che lavorano da casa sia diminuita con la fine dell’obbligo di home office. Il motivo risiede nel fatto che, oltre ai tanti vantaggi, sono venuti alla luce sempre più chiaramente anche i lati negativi di questa tipologia di lavoro.  

Di che lati negativi si tratta? 

A lungo andare, l’home office ha i suoi limiti. Esaurimento psichico, vuoto emotivo, perdita del senso dello spazio e del tempo: tutto ciò può capitare ai collaboratori che improvvisamente lavorano moltissimo o permanentemente in home office invece che in ufficio.  

Perché è così?  

Dal punto di vista scientifico ci sono varie spiegazioni: la prima è l’«affaticamento da Zoom», l’esaurimento post videoconferenze che ormai è stato esaminato a fondo. Durante le videoriunioni il nostro cervello ha bisogno semplicemente di più energia per registrare le informazioni. Ci sono infatti ritardi minimi nella trasmissione, la comunicazione interpersonale è più complicata e anche lo sguardo continuamente rivolto allo schermo affatica. 

Poi c’è il multitasking: durante la riunione si inviano velocemente e-mail o si leggono i messaggi sul cellulare. Lo facciamo praticamente tutti. Ma, paradossalmente, ciò riduce la nostra capacità di passare da un compito all’altro e fa calare la nostra memoria e la nostra efficienza. 

In home office mancano inoltre le impressioni visive, gli odori e i rumori che di norma incontriamo durante il tragitto casa-lavoro o sul posto di lavoro. Senza stimoli sensoriali vari la giornata si riduce a una monotonia generale, tutto si assomiglia e si perde l’orientamento nella vita quotidiana. Anche questo grava sulle prestazioni.  

E, ultimo aspetto, mancano le interazioni personali fisiche tipiche del lavoro, che virtualmente possono essere compensate solo in misura limitata. I contatti sociali sono però essenziali per la nostra salute mentale e fisica. I contatti fisici hanno un effetto calmante e normalizzante sul sistema nervoso e aiutano a ridurre lo stress. Incontrandosi di persona si percepisce al massimo anche il senso di attaccamento sociale tra colleghi. Solo dopo arrivano le videochiamate, il telefono e, in fondo alla lista, i messaggi di testo.

Dovremmo dunque tornare tutti in ufficio? 

Almeno in parte. Ma se non ci si può incontrare di persona, allora è meglio organizzare di tanto in tanto una videochiamata o prendere in mano il telefono piuttosto che inviare un’e-mail o un messaggio in chat. Le tante possibilità digitali di interazione sono una grande opportunità. Solo se noi datori di lavoro e lavoratori le impieghiamo consapevolmente e in modo mirato, però, possiamo farne un uso responsabile in un mondo professionale ibrido. 

Che cosa possono fare le imprese per contrastare gli svantaggi dell’home office? 

A tutte le imprese, in particolare alle PMI, consiglio di tenere un dialogo aperto con i propri collaboratori. È importante, infatti, conoscere le loro esigenze. Altrettanto importante è che un’impresa formuli chiaramente le sue aspettative, ad esempio in merito ai giorni e agli orari di presenza, e anche per quanto riguarda la reperibilità e gli spazi liberi in modalità home office. Sono necessari accordi chiari.

Che cosa possono fare i collaboratori affinché l’home office funzioni bene? 

È essenziale prevedere delle pause per mantenere alta l’efficienza. Soprattutto se si svolgono lunghe attività allo schermo, durante le pause dovremmo concederci altre esperienze fisiche, passeggiare nella natura, leggere un libro, curare i contatti sociali. E basta con il multitasking. Può essere d’aiuto disattivare le notifiche di e-mail e messaggi e chiudere i programmi di lavoro non utilizzati. 

Uno sguardo alla sfera di cristallo: quale sarà l’evoluzione futura? 

L’home office continuerà a esistere, ma non sostituirà il lavoro in presenza. Le due forme di lavoro dovrebbero integrarsi in modo intelligente e flessibile, per sfruttare il meglio di entrambi i mondi.  

Nel commento su invito pubblicato sulla Neue Zürcher Zeitung il 23 febbraio 2022 («Home-Office: Da fehlt doch was», ovvero «Home office: non ci siamo ancora») Jasmine Kerr ed Erika Meins trattano questo tema in maniera più dettagliata.